Microsoft Excel, sans doute le plus célèbre des tableurs, est souvent la bête à tout faire dans de nombreuses structures, y compris les plus grandes, pour stocker et traiter les données. Que dire également des tableaux dans un traitement de texte qui conserve parfois de précieuses informations comme la liste des salariés ou autre ? Pour les amateurs de cloud, on peut les décliner en version Google. C’est exactement la même chose si ce n’est qu’en plus la firme de Mountain View peut accéder à vos données.

Que celui qui n’a jamais utilisé ces logiciels lève la main !

Il y a certes le côté pratique de l’accès direct aux données brutes et des solutions intégrés pour les extraire, les retraiter, générer des graphiques, etc. Qu’ils soient payants (Office 365), gratuits (Open Office, Libre Office) ou en ligne (G Suite, Framasoft version libre de G suite), on les trouvent partout et facilement.

Dès lors, pourquoi ne pas consommer un peu de temps pour y glisser nos données ? Et maintenant qu’elles y sont, pourquoi ne pas en profiter pour afficher une synthèse ?

D’idées en idées, feuille de calcul après feuille de calcul, formule après formule, tout ou partie du système d’informations repose sur ces logiciels.

Et alors, c’est mal ?

Il est tout à fait possible de s’en contenter, à ses risques et périls toutefois.

Les principaux inconvénients sont généralement :

  • Temps passés à leur leur création, à leur maintenance et à la mise à jour importants
  • Sauvegardes fastidieuses, coûteuses en stockage et archivage quasi-impossible des données
  • Pas d’atomicité des données : une seule donnée défaillante peut planter tout le système d’informations
  • Pas d’unicité des données : une même information doit souvent être changée dans plusieurs fichiers/applicatifs
  • Interaction impossible ou fastidieuse avec les autres applicatifs partageant les mêmes données
  • Accès à distance et gestion multi-utilisateurs plus ou moins acrobatiques selon le produit utilisé

Un exemple pour mieux comprendre ?

Prenons un exemple concret : le fichier client d’une TPE. Jusqu’ici tout va bien la liste des clients dans un tableur permet de réaliser facilement un publipostage. Le logiciel de comptabilité/facturation est d’ailleurs très pratique, il exporte la liste des clients et permet d’éviter de saisir plusieurs fois une nouvelle adresse. Ouf !

Effectivement, jusqu’ici rien à redire. mais voilà que notre TPE se met en tête de réaliser un suivi des travaux et des réclamations client. On ne peut pas les mettre dans le logiciel de comptabilité qui ne sait pas les gérer. Ni dans le fichier excel exporté car les informations seront écrasées à la prochaine mise à jour. On créée donc un nouveau fichier avec les informations dédiées au suivi et, a minima, le numéro du client.

Aïe, ça y est, les ennuis commencent. Ils sont souvent « silencieux » mais coûteux : le personnel de notre TPE va devoir jongler entre plusieurs fichiers pour obtenir et vérifier la cohérence des informations… Autant de temps qui ne sera pas passé à des tâches de production et autant de risques de problèmes dans la relation client.

Stocker des données : comment et pourquoi

Quand faut-il commencer à se poser la question ?

Le plus tôt est bien évidemment le mieux. Mais le critère d’alerte est simple et applicable en tous lieux, tous temps et pour toute taille et type de structures : Une même information est saisie deux fois.

Pour voir d’où vient le problème, rappelons qu’un système d’informations (SI) se compose de trois couches :

  • Le stockage et l’accès aux données « brutes » (liste des clients avec adresses, suivi, données comptables…) ainsi que leur relations entre elles. C’est cette couche qui doit garantir l’unicité, l’atomicité et la cohérence des informations;
  • L’exploitation des données (tableau de bord avec une synthèse d’activité par exemple);
  • La sécurité des données : utilisateurs, droits d’accès, sauvegarde et redondance.

On a toujours tendance à les considérer de manière empirique et à les confondre, particulièrement en s’appuyant sur un tableur. Le tableur remplit les trois rôles mais n’apporte que des fonctionnalités limitées, particulièrement sur la relation des données et leur sécurité. Il dispose en général de bons outils en revanche pour les exploiter.

N’épargnons pas non plus les applicatifs « métier » (imaginons un logiciel de gestion des réservations pour un hôtelier) qui va également avoir son propre SI pour pouvoir fonctionner. Le modifier pour intégrer de nouvelles fonctionnalités est au mieux coûteux, au pire impossible.

Notons d’ailleurs qu’avec l’arrivée du règlement général sur la protection des données, il est de toute façon quasi-impératif d’avoir une approche exhaustive de la collecte, du traitement et de l’accès des données.

Que peut-on faire ?

Liqueur de Toile apporte des solutions précises, concrètes et d’un coût raisonnable à ce genre de problématiques en utilisant les technologies du web :

  • Définition et mise en oeuvre du modèle de données sur base de données relationnelles;
  • Le cas échéant, interfaçage des flux de données avec les applicatifs incontournables de nos clients;
  • Création et mise en oeuvre de l’interface front-end dans le navigateur pour les utilisateurs;
  • Export possible des données pour les exploiter dans un tableur (le voilà de retour !);
  • Mise en place d’une politique de sécurité ad hoc;
  • Mise en oeuvre sur le web, par VPN ou localement avec un serveur NAS.

Pourquoi est-ce économique ? Tout simplement parce que des solutions ont déjà été développées, sont accessibles et peuvent être adaptées à vos besoins à moindre coût. Nul besoin de créer un énième logiciel dans l’entreprise et le code source de nos produits est toujours accessible pour des évolutions ultérieures.

Pourquoi est-ce intéressant ? Parce que le temps est précieux, celui gagné sur l’utilisation des tableurs mais aussi pour les gains de productivité et la prise en main d’une interface que tout le monde connaît déjà.

Pourquoi faut-il le faire ? Parce que marcher sur la corde raide reste risqué. Qui peut courir le risque de perdre ses données ou de ne plus pouvoir les exploiter ?

A vous de voir maintenant.

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